Pest Vármegyei és Érdi Kereskedelmi és Iparkamara

A munkavállaló bejelentése az illetékes adóhivatalba lehetőleg a biztosítási jogviszony első napját megelőzően, de legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt történik.

A jogviszony megszűnését a megszűnést követő 8. napon belül kell bejelenteni.

E munkavállalók elektronikus be- és kijelentésére 2021-ben a 21T1041 számú nyomtatványt kell alkalmazni.

• Az új munkavállalónak kötelessége átadni az előző munkáltatójától származó kilépő papírokat. (igazolások, tb. kiskönyv).
• Ezután kell munkaszerződést írni, valamint az Ügyfélkapun keresztül beküldeni a 21T1041-es nyomtatványt az új munkavállaló bejelentéséről. A munkaszerződést írásba kell foglalni. Az írásba foglalás elmulasztása miatt a munkaszerződés érvénytelenségére csak a munkavállaló – a munkába lépést követő harminc napon belül – hivatkozhat.
• A munkáltató feladata gondoskodni az előzetes munkaköri alkalmassági vizsgálat elvégzéséről, annak megszervezéséről és költségeinek megtérítéséről. A munkavállaló pedig köteles a vizsgálaton részt venni, és a vizsgálatot végzőkkel együttműködni. Az alkalmassági vizsgálat kizárólag olyan lehet, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy a kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.
• A munkavállaló társadalombiztosítási kis könyvébe be kell írni a jogviszony kezdetét.

• Munkáltató figyelmezteti őt, hogy egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak igénybevétele esetén hátrány érheti, ha nem tudja átadni folyamatosan vezetett Igazolványát.
• A foglalkoztató köteles írásban felszólítani a munkavállalót, hogy előző munkáltatójától szerezze be.
• Ha a munkavállaló 30 napon belül nem szerzi be, erről írásban nyilatkoznia kell, és a munkáltatónak új Igazolványt kell kiállítania.
• A munkáltató írásbeli felhívását, és a munkavállaló nyilatkozatát a foglalkoztatónak 5 évig meg kell őriznie.

• Munkaköri leírás – lehet a munkaszerződés része is.
• Munkáltatói igazolás a munkavállaló nyilvántartásba vételéről.
• Tájékoztatás a tárgyévi szabadságokról – alap-, beteg-, pótszabadságok.
• Tájékoztatás új dolgozó részére a munkavégzés helyéről, munkarendről, bérfizetés napjáról, irányadó felmondási időről, munkakör betöltéséhez szükséges iskolai végzettségről.
• Tájékoztató a személyes adatok kezeléséről: 2019. április 26-tól lépett hatályba a Mt. 5/A. pontja az adatkezelésről. A munkáltatók munkavállalóik személyiségi jogait addig is csak akkor korlátozhatták, ha arról előzetesen tájékoztatták őket. Ma már az értesítést írásba kell foglalni, és meg kell indokolni a korlátozás szükségességét. Előzetesen, írásban külön kell tájékoztatni a munkavállalót arról is, ha elektronikus megfigyelő rendszer működik a foglalkoztatónál, (pl. kamera, nyomkövető) továbbá szigorú előírások vonatkoznak a munkavállaló biometrikus adatainak (pl. ujjlenyomat) kezelésére is. Fontos tudnivaló még, hogy személyes iratokat nem lehet másolni, viszont kötelező a munkáltató felé azok bemutatása. Ugyanez a helyzet az erkölcsi bizonyítvánnyal is, amennyiben az előírásoknak megfelelően indokolt annak bekérése.

• Adóelőleg nyilatkozat a családi kedvezmény érvényesítéséről a munkáltatótól származó bevétel adóelőlegének megállapításához (gyermekek adatai).
• Adóelőleg nyilatkozat a súlyos fogyatékosságról.

Az Mt. 286.§ szerint a munkajogi igény 3 év alatt évül el, tehát a munkaviszony megszűnését követő 3 évig célszerű megőrizni a munkaszerződés, tájékoztatók, nyilatkozatok, munkaköri leírás egy aláírt példányát, továbbá egyenlőtlen munkaidő beosztás esetén a munkaidő beosztásokat, és – nyilvántartásokat, egy esetleges későbbi jogvita okán.

Fentiektől eltérően a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997.évi LXXI. törvény, 99/A. § szerint a biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat (pl. bérkarton, nyilvántartásba vételi igazolás) a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig köteles megőrizni. Ez a jogszabály felülírja a GDPR szerinti, megőrzési kötelezettségre vonatkozó esetleges rendelkezéseket, mivel a nyugdíj megállapításhoz szükség lehet a felsorolt adatokra, tehát azokat az előírt határidőig köteles megőrizni a foglalkoztató.